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各部门档案移交时间和注意事项

各部门档案移交时间和注意事项

 

一、移交档案的时间

1.学院有关部门和能按年度归档的部门,应在次年4月底以前归档。

2.学生管理、教学部门等按教学年度形成档案的部门应在11月底前归档。

3.基建和专题性、成套性的档案,应在项目完成通过鉴定、验收后3个月内归档。

4.声像资料档案移交时,应附上主要的背景材料(时间、地点、人物、事由)归档。否则,档案管理人员退回限期补齐要求内容完成的资料归档。

5.财务档案在会计年度终结后,可暂由财务部门保管1年,期满后的次年6月底前由档案管理人员移交综合档案室。

二、移交档案的注意事项

1.填写移交清册及归档目录,各一式二份,双方各持一份。

2.移交档案时,交接双方必须当面检查验收,检查文件是否完整、齐全,排列书写是否符合要求,标题是否确切。凡不符合要求的接收人应拒绝接收,并限期改正补交。

3.卷内文件材料页数正确,案卷质量符合要求,数量齐全,填写移交时间,交接双方签名盖章。         

4.卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号,装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角,背面的左上角填写页号。

5.声像材料中每次重大活动选取1-2张具有代表性照片归档,用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。

 

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